Manual de archivo

Los responsables de cada oficina de DATRANS, con el fin de optimizar el uso y consumo de papel,  implementa el uso de soporte medios de registro tecnológicos,  fundamentado en el artículo 2 del Decreto 2609 de 2012, así mismo la información se producirá y conservara en los siguientes medios:

• Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
• Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
• Sistemas de Información Corporativos.
• Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).
• Sistemas de Mensajería Electrónica.
• Portales, Intranet.
• Sistemas de Bases de Datos.
• Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.
• Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
• Uso de tecnologías en la nube. (Google drive).

Los responsables de cada oficina  fundamentados en los principios de protección del medio ambiente, eficiencia y economía, producirán solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso, evitando  la producción de documentos impresos  en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dado el periodo de vida del papel como medio de registro de información.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,  conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos como fuente de la historia.

Archivo Central: Es aquel donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión del DATRANS, cuya consulta no es frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas o particulares en general.

Archivo Histórico: Es aquel a donde se transfieren desde el archivo central los documentos que se deban conservar permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisiciones  etc.

Archivo de Gestión: Comprende todo la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por  las oficinas productoras u otras que lo soliciten.

 Comité de Archivo: Grupo Asesor  de la Alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Correspondencia: Se entiende por correspondencia la comunicación escrita interna y externa., ya sea este un medio físico o electrónico.

Conservación de Documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Cuadro de Clasificación:   Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental  y aporta los datos esenciales  de su estructura.

Documento: Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privada, de acuerdo con unas características  de tipo material y formal.

Documento Activo: ES aquel documento con  calores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento  de Apoyo: Documento generado por la misma oficina  o por oficina o instituciones, que no hacen parte de sus series documentales pero son útiles para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de Archivo: Registro de Información  producida o recibida por una entidad pública o privada  en razón de sus actividades o funciones.

Documento Histórico: Documento único que por su significado jurídico  o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento Inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento Original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permite garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Documento otorgado por un funcionario público  en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento Semiactivo: Es aquel documento de uso ocasional con valores primarios.

Eliminación: Es la actividad resultante de la disposición final señalada  en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Inventario: Es el formato de consulta que describe las unidades de instalación y/o las unidades documentales  de una serie o subseries respetando su estructura. El inventario tiene la finalidad de hacer Transferencias Primarias, Transferencia Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

Manual de Archivo: Lineamientos generales  administrativos y técnicos, para dar cumplimiento  a diversas disposiciones de Ley.

Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales.

Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Producción Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Recepción: Lugar donde se reciben toda clase de documentos  con el fin de darles un trámite administrativo.

Serie Documental: Es el conjunto de unidades documentales   de estructura y contenido  homogéneos, emanadas  de un mismo órgano o sujeto producto  como consecuencia  del ejercicio  de sus funciones específicas. Como historias laborales, contratos, acta e informes, entre otros.

Transferencia Documentales:   Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al archivo central y de este al histórico  de conformidad  con las tablas de retención documental probadas.

Unidad Documental: Elemento  indivisible  de una serie documental que puede estar constituida  por un solo documento  o por varios  que formen un expediente.

Valoración: Proceso permanente y continuo que inicia  desde la planificación de los documentos y por medio  del cual se determinan sus valores primarios  y secundarios con el fin de establecer  su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final, eliminación o conservación temporal o definitiva.