PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
El Departamento Administrativo de Tránsito y Transporte de Villa del Rosario- DATRANS, Es un organismo descentralizado creado mediante acuerdo municipal 125 de 2003 y modificado mediante acuerdo 150 de 2003 y clasificado en categoría A por el Ministerio de Transportes.
Su finalidad es Garantizar el cumplimiento de las normas de tránsito y transporte vigentes en el territorio nacional y prestar de manera eficiente los servicios en los tramites de transito requeridos por la comunidad.
En cumplimiento a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de Archivos para Colombia”, y el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012 (Compilado por el Decreto 1080 de 2015) Decreto Único de la Cultura, elabora el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el cual se constituye en un instrumento para la planeación de la función archivística, articulado con el Programa de Gestión Documental, PGD, y los demás planes y proyectos estratégicos del Departamento Administrativo de Tránsito y Transporte de Villa del Rosario-DATRANS.
Desde el año 2017, DATRANS viene adelantando diferentes actividades de Gestión Documental por ello la Administración de DATRANS, reunido con el Comité Interno de Archivo, vio la necesidad de formular el Plan Institucional de Archivos, PINAR, tomando como fundamento el Programa de Gestión Documental, PGD.
El Plan Institucional de Archivos, PINAR, es una herramienta archivística, que le permitirá a DATRANS, a través de Control Interno, medir, controlar y realizar seguimientos a las actividades a ejecutar de acuerdo con los planes, programas y proyectos del quehacer archivístico al interior de la entidad a través del tiempo estipulado y trazar planes de mejoramiento cuando se requieran. Este Plan, se encuentra definido en el Programa de Gestión Documental – PGD a corto, mediano y largo plazo, y se articulará al Plan Estratégico Institucional.
A continuación presentamos el resultado del diagnóstico visual.
Archivo de Gestión
En esta fase del ciclo vital del documento, se evidenció que DATRANS, cuenta con varias herramientas archivísticas, las cuales debe ajustar a la normatividad vigente, posee un espacio exclusivo para almacenar los documentos misionales como lo son las licencias de conducción y los historiales vehiculares que permita un servicio eficiente y eficaz para el usuario, ya que esta información es la vital para la existencia de la entidad, está dotado de mobiliario rodante para las historias vehiculares, que permite aprovechar el espacio y ubicación de la documentación.
Archivo central
- El Fondo Documental se encuentra en fase de organización
- Se está realizando la elaboración del inventario Documental de Fondos
- No cuenta con Tabla de Valoración Documental
- No cuenta con un depósito de archivo con las especificaciones básicas dadas por el AGN-Acuerdo 037 de 2002.
- El espacio físico no es suficiente para almacenar futuras transferencias documentales.
- No se está llevando a cabo el escaneo de las historias vehiculares y licencias de conducción.
- No se está llevando a cabo la depuración de Historias Vehiculares
Archivo histórico
- No se cuenta con la tabla de valoración documental y por ello no está ejecutada la clasificación de documentos con valores secundarios.
- No cuenta con un espacio para ubicar los documentos históricos.
MISIÓN
En el Departamento Administrativo de Tránsito y Transporte de Villa del Rosario DATRANS, tiene como misión garantizar la organización del flujo vehicular, peatonal y controlar el cumplimiento de las normas de tránsito, en la Jurisdicción del Municipio de Villa del Rosario, prestar eficiente, efectiva y eficazmente el servicio de información y suministro de los derechos de tránsito a la ciudadanía en general.
VISIÓN
Para el año 2027 el Departamento Administrativo de Tránsito y Transporte de Villa del Rosario DATRANS, será la entidad líder a nivel departamental en garantizar que Villa del Rosario sea el Municipio con el menor índice de accidentes de tránsito, por medio de la implementación del programa de cultura ciudadana en seguridad vial. Igualmente ser líder en el control del cumplimiento de las normas de tránsito, por parte de los actores en la vía y prestar de manera eficiente la atención a los usuarios de los diferentes tramites de tránsito que estos requieran cumpliendo con los principios de justicia, equidad y transparencia.
OBJETIVO INSTITUCIONAL
Garantizar el cumplimiento de las normas de tránsito y transporte vigentes en el territorio nacional y prestar de manera eficiente los servicios en los tramites de transito requeridos por la comunidad.
| ASPECTOS CRITICOS DE LA GESTION DOCUMENTAL EN DATRANS | RIESGO ASOCIADO | |
| 1) Aprobación de las Tablas de Retención Documental para su posterior aplicación en las diferentes áreas misionales | -No se están aplicando Tablas de Retención Documental en las oficinas productoras.
-No hay seguimiento y control de la correcta aplicación de la TRD – no se hace el respectivo control de la documentación. |
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| 2) Creación de la unidad de correspondencia | -No se ha normalizado el proceso para el control de la entrada y salida de las comunicaciones oficiales según ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001) “por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas” |
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| 3) Creación y aplicación de la tabla de valoración documental | – No se cuenta con la tabla de valoración documental y por ende no existe un espacio organizado para los documentos que poseen valores secundarios | |
| 4) Digitalizar o escanear los documentos misionales | – No se cuenta con un inventario total de las licencias de conducción.
– No se cuenta con la digitalización de las Historias Vehiculares – No se cuenta con los elementos tecnológicos con capacidad suficiente para llevar a cabo el proceso de escaneo o que permita pasar la información a otros formatos -La búsqueda de cualquier tipo de información se realiza de forma manual postergando el tiempo de recuperación de la misma
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| 5) Adecuación del espacio físico para el almacenamiento de la documentación en el archivo central | – DATRANS no cuenta con el espacio suficiente para ubicar el archivo central dentro de la entidad, por lo tanto está obligado a alquilar un espacio para ello.
-El archivo central está ubicado a más de 100 metros de las instalaciones físicas de DATRANS, por lo tanto no se cuenta con la comunicación suficiente entre las dependencias. |
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| 6) Compra de suministros y mobiliario de archivo para la organización y ubicación de los documentos en cada fase del ciclo vital. | – DATRANS no cuenta con los suministros suficientes para la organización de los documentos en cada fase del ciclo vital del documento.
– No cuenta con la estantería suficiente para la ubicación de la documentación.
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| 7) Compra de elementos tecnológicos que permitan la digitalización y el almacenamiento de la documentación en diferentes formatos | -DATRANS, no cuenta con los equipos necesarios para llevar a cabo el escaneo de la documentación para su posterior consulta y conservación en el tiempo.
-Es necesario adquirir herramientas de almacenamiento para guardar la información escaneada. |
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los funcionarios de DATRANS, no se han actualizado en los procesos de gestión documental |
| ASPECTOS CRITICOS | OBJETIVOS | PLANES Y PROYECTOS |
| 1) Aprobación de las Tablas de Retención Documental para su posterior aplicación en las diferentes áreas misionales. | Presentar propuesta de TRD al comité Departamental de Archivos para su aprobación. |
* Plan Institucional De Archivos
* Programa De Gestión Documental |
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2) Creación de la unidad de correspondencia |
Crear la Ventanilla única de correspondencia como medio de control registro,
distribución y consulta de las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad. -Prestar un servicio eficiente al usuario interno y externo.
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* Programa De Gestión Documental
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3) Creación y aplicación de la tabla de valoración documental |
-clasificar los documentos que poseen valores secundarios.
-eliminar los documentos que ya cumplieron el tiempo de retención en el archivo central. -recuperar espacio en la sede del archivo central. |
* Programa De Gestión Documental
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4) Digitalizar o escanear los documentos misionales
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-Emplear medios tecnológicos que garanticen la conservación de la documentación producida en el tiempo.
-Agilizar el servicio de consulta de la documentación. |
* Programa De Gestión Documental
* Plan De Compras |
| 5) Adecuación de un espacio físico dentro o cerca de la entidad para el almacenamiento de la documentación en el archivo central | Adaptar el espacio físico del almacenamiento de la
documentación dentro del archivo central.
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* Plan de Acción |
| 6) Compra de suministros y mobiliario de archivo para la organización y ubicación de los documentos en cada fase del ciclo vital.
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-Adquisición de estantería metálica con las medidas reglamentarias para ubicar la documentación. |
* Plan De Compras |
| 7) Compra de elementos tecnológicos que permitan la digitalización y el almacenamiento de la documentación en diferentes formatos | -Estudiar propuestas sobre elementos tecnológicos que permitan conservar la documentación en el tiempo.
-tomar medidas preventivas antes de la eliminación documental pro medio del escaneo documental. |
* Plan De Compras |
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8) Capacitación para todo el personal de tránsito en procesos de Gestión Documental |
– capacitar a todo el personal de la entidad incluidos contratistas por prestación de servicios y personal operativo para crear conciencia sobre la importancia de la documentación y la responsabilidad que representa producir y recibir documentos en una entidad publica |
Plan de Capacitación Asociado Al Programa De Gestión Documental |
Corto plazo: de 0 a 12 meses
Mediano plazo: de 13 a 24 meses
Largo plazo: posterior a 24 meses
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tiempo plan
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Corto plazo |
Mediano plazo |
Largo plazo |
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| 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | 2020 | 2023 | 2024 | |
| 1) Aprobación de las Tablas de Retención Documental para su posterior aplicación en las diferentes áreas misionales | |||||||
| 2) Creación de la unidad de correspondencia | |||||||
| 3) Creación y aplicación de la tabla de valoración documental | |||||||
| 4) Digitalizar o escanear los documentos misionales | |||||||
| 5) Adecuación un espacio físico cerca de la entidad para el almacenamiento de documentación en el archivo central | |||||||
| 6) Compra de suministros y mobiliario de archivo para la organización y ubicación de los documentos en cada fase del ciclo vital. | |||||||
| 7) Compra de elementos tecnológicos que permitan la digitalización y el almacenamiento de la documentación en diferentes formatos | |||||||
| 8) Capacitación para todo el personal de tránsito en procesos de Gestión Documental | |||||||